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管理虚拟团队和会议的最佳实践

管理虚拟团队和会议的最佳实践

随着世界导航冠状病毒大流行,全球劳动力的一流队伍设立了商店以在家中工作。

随着对远程办公的重视,一个新的现实出现了:团队需要数字化沟通的策略,领导者必须适应这种策略,以便有效地远程管理员工和会议。

大多数人在远程工作的人可以证明,而虚拟团队合作有其优势,它也可能具有挑战性。根据我们的研究,管理虚拟团队的一些具体局限性包括一些人参与其他人,难以处理冲突,以及发展信任问题。

令人沮丧的团队成员经验通常被呼叫,连接问题和团队成员对舒适和使用的舒适性的不同期望进行了复杂的。

为了克服这些挑战,同时利用这些机会,我们建议在管理虚拟团队时进行远程协作和解决问题的3个技巧。

管理虚拟团队的3个建议

这些提示来自我们的关于管理虚拟团队的白皮书

1.利用技术进行实时沟通,培训和发展你的员工。

通过实时技术越多的团队成员越来越符合“面对面”,成功水平越高。这是因为视频会议等工具允许成员解释非口头通信,如手势,面部表情和身体姿势。因此,沟通感觉更熟悉和自然。这些是重要的考虑因素强大的虚拟人物和有效的虚拟通信

组织可以提供技术和工具方面的培训。

对8个不同行业的440名专业人员(在当前的冠状病毒危机之前进行)的调查发现,超过60%的组织没有为虚拟团队领导或成员提供培训。在提供一些培训的组织中,超过80%的受访者表示虚拟培训不是优先事项。

特别是对于具有现有关系很少的团队,培训是有必要帮助成员用新技术和工具在右脚下车。

为了简化通信,培训应详细说明哪些工具将用于目的的目的。这将防止通过多个介质发送相同的信息,并保持工作从裂缝掉落。

我们的在线计划,有效的领导者,为中高级领导提供了跨组织和地理边界进行虚拟领导和协作所需的工具。

2.克服时区差异。

跨越多个时区的团队可以很容易地落入工作时间长时间的陷阱,以适应彼此的时间表。这尤其是在全球危机时期的担忧,因为在家庭经历的人们在个人和职业义务之间产生模糊的界限时。请注意,由于工作时间长,您的人民可能在倦怠的道路上,因为他们发现很难与之分开或“关闭”的工作。

当团队在地理位置上分散时,你可以做以下事情来更好地管理虚拟团队,并保护成员免于精疲力竭:

  • 确保成员能够在正常工作时间内完成其工作的大部分工作。
  • 为“连通性”提供安排工具和指导方针,以减少清晨或深夜的会议。全球虚拟团队尤其需要明确他们什么时候应该(或不应该)有空,包括周末和当地假期。
  • 提供额外的组织支持恢复实践形式化的团队规范。更多地理位置分散的团队倾向于具有较低的团队承诺,因此这些团队可能会受益于在整个项目的关键时期面对面地满足面对面的机会。
  • 确保可见并庆祝成功,以帮助建立团队承诺并保持士气。

请记住,即使员工往往愿意在短期内工作,当它感到必要和不可避免时,这些长时间不可持续。最重要的是,承认将您的人民装备到处理压力,不确定性和挫折导致更具弹性的团队成员,为未来的挑战做好准备更具弹性组织整体

3.考虑团队成员的其他承诺。

员工只有到目前为止只能延伸,而且他们参与的球队越多,他们能够投入到每个项目的时间越少。采取以下步骤以确保您的成员订婚。

  • 确保团队具有最佳规模。我们的研究发现,这意味着您应该瞄准5-9名成员。
  • 请注意成员同时工作的团队数量。毫不奇怪,有人的球队越多,他们的效果越少。
  • 确定团队成员是否是核心或外设。核心团队成员是高度涉及并遵守更长的时间的主要贡献者。外围团队成员支持团队的工作,但可能涉及更少的方式或更短的时间。在项目的开头,解释每个团队成员的角色和预期的贡献。
  • 避免让高绩效员工承担过多的团队任务。限制他们所扮演的角色(尤其是当他们是核心团队成员时),以防止他们变得不堪重负和精疲力竭。当经济的钟摆不可避免地在某个时刻重新摆回时,你希望确保自己已经摆回了保留了你的高潜力你也不希望自己的顶尖人才被耗尽,因为他们将构成你的领导管道,并有助于推动公司走向未来。

用于设计和支持虚拟团队的管理清单

在团队发展的早期阶段,创建虚拟团队合作的正确条件是必不可少的。以下清单可以帮助您设计团队并增强团队的未来表现。

  • 清楚地表达了所有员工的愿景和公司目标。这在危机时期更重要。
  • 根据个人才能和能力选择团队成员,包括技术能力和人际交往能力。
  • 一旦建立了团队,指示团队就会通往明确团队的使命和目的这样所有团队成员都在同一页面上。
  • 建立分享信息,做出决定和解决误解或潜在冲突的流程。
  • 如果可能,请设置与任务相关通信分开的处理问题/讨论的通信渠道。
  • 清楚地定义和传达工具团队必须定期互动。
  • 确保团队成员有明确的目标并建议执行工作的潜在方法。
  • 通过奖励和其他绩效激励来表彰个人和团队的努力。

领导和管理虚拟团队会议的最佳实践

从一段距离,参与者可能很难促进会议。采取这些步骤更容易地让事情变得更加容易:

信息图表:管理虚拟团队和会议的7个技巧
  1. 创建一个详细的议程并提前发送它,所以人们知道要预期并准备好。
  2. 列出与会者的名称在会议开始时,所以每个人都会提醒谁在那里。
  3. 按名称地址与会者当与参与者进行口头互动时,并为所有与会者提供贡献的机会。
  4. 留下任务为了让小组参与并让人们远离对多任务的诱惑。
  5. 提供简要的背包当你浏览议程时,在你进入下一个项目之前重申集体的意见。
  6. 寻求反馈并通过所有沟通渠道提供。
  7. 发送行动项目在会后向所有与会者重复会议决定的内容和下一步是什么。

最重要的是,保持沟通渠道畅通,确保每个人都在同一页上,并保持一致,共同努力实现你们共同的目标。

领导更用心的虚拟会议

为什么有些虚拟团队会议让人觉得是在浪费时间,而有些却让人觉得很重要、很有成效?区别在于,要注意确保会议是对每个人时间的充分利用。考虑这些三个特征,区分最有用的会议:

1.每个参与会议的人都觉得议程无法解决没有这次会议。

大多数事情都不需要会议 - 电子邮件将会做。假装需要人们的意见不需要会议;刚刚宣布已经做出的决定。没有人对此有幻想 - 我们都看到过去讨论的结果。

但有些事情需要人类的互动和协作思维,比如我们还没有解决的问题或还没有完全探索的冲突。如果我们需要时间让创造性的解决方案出现,可能需要一次会议。

2.所有需要的人都在场。

你参加过多少次会议,而其他人都在忙着玩手机或做其他工作,只是偶尔参加一次会议?或者有些成员只是在老板讲话时才真正振作起来倾听?

这不是通过团队领导的唠叨来实现的;它是由会议议程完成的,该议程将对谈话的谈话重点是有关的决定。

3.对于我们将要完成的任务以及我们将用来取得成果的对话类型,我们已经达成了一致。

可交付成果是什么?信息共享?交通管理?决定?进一步研究的初步决策?决定,我们都将努力提供我们互相欠的东西?什么样的谈话?我们需要探索或结论所需的问题?

议程应包括每个项目所需要的内容,并应提前分享,以便及时作出决定。人们不应该在会议上第一次听到一些事情。

准备采取下一步行动?

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3月17日,2020年
领导有效的员工
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