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如何提高组织的虚拟协作

站立在被绘的Venn图的人的图象代表虚拟协作的概念

虚拟协作是当我们不在同一地点时完成工作的方式。它可以意味着一起合作解决小问题,或者合作讨论创新和创造性的解决方案。

在冠状病毒大流行已经过去一年多了,很明显,远程工作——以及虚拟协作的需求——至少以某种形式存在。根据一项会议委员会调查美国的受访者预计,在COVID-19消退一年后,他们所在组织中40%或更多的员工将主要继续远程工作。

员工也希望他们的组织这样做拥抱工作场所的灵活性并允许选择几乎工作;近一半(47%)被调查的员工特使的返回到Workplace Report他们表示,如果雇主不提供一种将在家工作和在办公室工作结合起来的混合工作模式,他们可能会在疫情后离职。

在新的虚拟世界中取得成功的组织认识到替换面对面的合作没有简单的方法。单独依赖传统虚拟协作工具的依赖不能成为解决方案;必须有一种与人际关系技能发展的技术解决方案结合了多管的方法。

电子邮件和其他传统虚拟协作工具的缺点

对于许多每天早上都刷新收件箱、查看通知的人来说,“未读”数字是他们不愿面对的现实。一些人认为,这一数字的增长是对未履行义务的提醒;其他人则认为这是一个信号,表明工作堆积得比他们完成得快。

在大流行之前,大多数组织依赖电子邮件作为与地理上分散的团队沟通的主要手段。随着员工开始在家办公,并使用在家办公以及其他实时聊天工具,取代了面对面会议、快速办公室签到和早上的小聚会,这种依赖性变得更加严重。未读邮件和通知“ping”迅速从几十个增长到数百个。

这个问题?当它被用作我们的主要交流形式时,电子邮件并不是那么有效,而且可能是一个具有挑战性的虚拟协作工具,因为它是单向的。在行动项目上做出决定或达成一致是很困难的,特别是当你处于项目的初始阶段时,而且很难通过这个工具进行头脑风暴,因为电子邮件是异步的。

电子邮件已成为我们的通信策略的一部分,因为这是我们在考虑虚拟合作工具时我们许多人思考的第一件事。但虚拟协作远远超出了我们用来完成工作的技术工具。为了远程和混合团队在新的工作环境中更加有效,组织必须从任务的角度来处理虚拟协作关系视角(领导者必须平衡的关键极性)。

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利用科技完成工作的4个技巧

普通人的工作不可能在真空中完成。组织处理复杂的问题,涉及同事、团队和职能领域之间的相互依赖。
以下是您可以利用技术来增强虚拟协作的4种方式:

  1. 如果可能的话,打开相机。自2020年初以来,任何远程工作的人都可能与“极速疲劳”有关。不过,视频会议还是有价值的。能够看到某人的脸给了你非语言线索的好处,这使得参与者更难同时进行多项任务。考虑与你的团队设定预期,哪些会议最能从镜头互动中受益,哪些会议他们可以自由加入音频会议。学习如何为有效的虚拟通信制作你的角色和你的同事充分利用屏幕时间。
  2. 使用即时通讯。如果您不同意同事电子邮件中的某些东西,可能需要数天才能解决您的差异。即时通讯服务与聊天功能使您能够在实时快速有效地散列,没有不得不跳上镜头。
  3. 利用项目管理软件。多年来,Google文档等工具在地理位置的多个队友之间促进了实时虚拟协作。但请确保您的组织正在使用一个工具,允许团队立即管理各种项目并澄清角色和职责。有几十个软件程序,允许您按项目组进行任务,并在轨道上保留您的虚拟协作。
  4. 创建团队协议。当团队中的每个人都对具体项目或任务使用何种渠道达成一致时,虚拟协作将会最有效地进行。你不会知道什么是有效的,直到你尝试它,所以测试,从你的团队获得反馈,形式化你的合作过程,和对团队规范达成一致所以大家的想法是一致的。

如何利用虚拟协作再现面对面的协同效应

考虑一下您想在虚拟环境中重建面对面协作的哪些方面。想象一下会议室里的能量,一群人正在进行快速的头脑风暴会议——白板和便利贴上潦草的想法,一个想法引出另一个想法。由于房间里的合作,想法开始更自由地流动。

为了重新创建在虚拟协作情景中的协同作用,您必须有意地利用人们的热情。例如,采取一组9人并将小组分成3人突破室,这可能有助于。使用较小的群体,您可以开始复制相同类型的能量,这些能量将自身归功于头脑风暴。

利用虚拟会议工具中的聊天功能是另一个让团队所有成员参与其中的有效策略。内向的团队成员或那些历史上未被充分代表的人口群体可能会真正感觉到更多的通过聊天的舒适贡献想法,而不是在面对面的环境中,呈现虚拟协作的潜在利益。

建立关系,加强对话,促进更好的虚拟协作

当我们考虑团队合作的自然循环——形成团队规范,努力完成角色和责任,创造小型或大规模的创新——很明显,我们需要技术解决方案来帮助我们在虚拟环境中合作。

但为了提供反馈、参与指导和解决冲突,虚拟合作还必须让团队成员建立联系,建立信任和心理安全,并保持健康的人际关系。

由于组织优先考虑生产力,虚拟协作的人际方面经常被忽视。也许这是因为利用技术比改变我们交流的方式更容易。不幸的是,当工作关系不好的时候,你很难完成工作。

对于领导者来说,好消息是,你的团队最重要的虚拟协作工具是任何人都可以开发的东西:强烈的会话技巧。

无论你是面对面工作,还是虚拟合作,还是将这两种方法结合在一起混合劳动力情况在美国,良好的对话技巧构成了企业文化的基础,并成为企业的操作系统。

通过为员工配备基于研究的行为,改善他们日常交流的方式,你可以消除不必要的摩擦,改进即时指导和反馈,并鼓励成长和创新。

基于我们的研究,4个核心行为,以便更好地谈话和教练形成缩写蕾丝

  • 听明白
  • 问的问题
  • 挑战与支持
  • 建立下一个步骤和问责制

阅读更多关于这些信息指导你的员工和进行更好对话的4个核心技能

通过以强大的对话技能组合创新的技术工具,您可以充分利用虚拟协作,并确保您的劳动力保持富有成效,从事,并以其组织的使命和业务目标对齐。

准备好迈出下一步了吗?

富有成效的虚拟合作需要强大的对话技巧以及指导和反馈的开放文化。我们的每天更好的对话™解决方案套件让你的员工具备我们的研究显示的有效沟通所需要的4项核心对话技能——这将为你提供一条提升组织文化的可扩展路径。

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2021年9月10日
领导有效的员工
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领导有效的员工
这篇文章是由我们的Leading effective员工撰写的,他们分析了我们几十年来在该领域的开创性、专家研究和经验,分享的内容将有助于各个级别的领导者。订阅我们的电子邮件让最新的基于研究的领导力文章和见解直接发送到你的收件箱。

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